Profesjonalny sekretariat – kluczowe kompetencje recepcjonistki i sekretarki

ZOBACZ DOSTĘPNE TERMINY

CZAS TRWANIA: 1 dzień 9.00-16.00
CENA: 990 zł + VAT
MIEJSCE: Warszawa (Centrum)

Szkolenie jest dostępne w formule treningu indywidualnego (termin i miejsce do uzgodnienia).

Jeśli wiążesz swoją przyszłość z pracą w biurze, chcesz awansować i poszerzać horyzonty, to szkolenie spełni Twoje oczekiwania. Profesjonalny sekretariat, czyli kluczowe kompetencje recepcjonistki i sekretarki.

PROGRAM:

Kompetencje, predyspozycje i umiejętności

  • Jakie są oczekiwania pracodawców wobec współczesnej sekretarki? Profil zawodowy oraz cechy osobowości na podstawie analizy ofert pracy.
  • Asertywność w pracy. Jak radzić sobie w trudnych sytuacjach? Jak pokonać frustrację i negatywne emocje w relacjach ze współpracownikami i kontrahentami?
  • Przykłady zachowań asertywnych w komunikacji wewnątrz i na zewnątrz organizacji.

Warsztat współczesnej sekretarki

  • Organizacja stanowiska pracy – niezbędne urządzenia i materiały biurowe.
  • Jak czytać schemat organizacyjny firmy i wykorzystywać go w realizacji codziennych zadań? Struktura spółki z o.o., akcyjnej i komandytowej – podział kompetencji, poziomy decyzyjności.
  • Co powinna zawierać lista kontaktów? Zasady aktualizacji i tworzenia podręcznego rejestru kontaktów.
  • Jak przywitać gości? Dobre praktyki obsługi kontrahentów podczas rozmowy telefonicznej i wizyt w firmie.
  • Przygotowanie i obsługa spotkań.
  • Na czym polega etykieta w korespondencji elektronicznej? Analiza najczęściej popełnianych błędów i negatywnych praktyk, zasady poprawnego konstruowania wypowiedzi, przygotowanie maila krok po kroku.
  • Jak prawidłowo prowadzić rejestr korespondencji? Rodzaje rejestrów i najważniejsze elementy.
  • Jak prawidłowo zarejestrować dokument? Znaczenie opisów w rejestrze dla prawidłowego obiegu dokumentów w firmie. Ćwiczenia na przykładach korespondencji biznesowej.
  • Zasady dekretacji pism. Przykłady korespondencji wrażliwej. Jak postępować ze skargami i wnioskami wpływającymi do sekretariatu? Jak prawidłowo ocenić ważność dokumentu?
  • Elektroniczny obieg dokumentów – zalety i ryzyka. Jak rozwiązania systemowe usprawniają komunikację wewnątrz organizacji? Przykłady bezpłatnych aplikacji do zarządzania i archiwizacji dokumentów.
  • Kluczowe dokumenty w firmie i zasady postępowania z nimi – NIP, REGON, najważniejsze dokumenty księgowe i kadrowe.
  • Jakie ważne informacje zawiera odpis z KRS? Analiza odpisu aktualnego, przykłady wykorzystania w codziennej pracy.

Jak skutecznie planować i organizować pracę

  • Wyznaczanie priorytetów, identyfikacja zagrożeń i przeszkód w realizacji zaplanowanych zadań, pożeracze czasu, sporządzanie raportu dziennego i analiza pod kątem sukcesów i porażek.
  • Co to jest check-lista i dlaczego warto z niej korzystać? Jak kontrolować kluczowe obszary działania, sposoby wykorzystania listy kontrolnej przy realizacji cyklicznych i jednorazowych zadań.

PROFIL UCZESTNIKÓW:
recepcjonistki, sekretarki, studenci

NAUCZYSZ SIĘ:

  • jak planować codzienną pracę, nadawać zadaniom priorytety i osiągać zamierzone cele
  • jak korzystać z check listy
  • jak profesjonalnie przygotować maila
  • jak przywitać gości
  • jak zorganizować stanowisko pracy
  • jak sporządzić rejestr korespondencji i dekretować pisma
  • jak postępować z dokumentacją wrażliwą
  • jak zwiększyć efektywność w pracy
  • jak zyskać wizerunek profesjonalisty

FORMA PROWADZENIA ZAJĘĆ:

  • wykład
  • dyskusja
  • warsztaty (analiza case study)