CZAS TRWANIA: 1 dzień 9.00-16.00
CENA: 990 zł + VAT
MIEJSCE: Warszawa (Centrum)
Szkolenie jest dostępne w formule treningu indywidualnego (termin i miejsce do uzgodnienia).
Jeśli wiążesz swoją przyszłość z pracą w biurze, chcesz awansować i poszerzać horyzonty, to szkolenie spełni Twoje oczekiwania. Profesjonalny sekretariat, czyli kluczowe kompetencje recepcjonistki i sekretarki.
PROGRAM:
Kompetencje, predyspozycje i umiejętności
- Jakie są oczekiwania pracodawców wobec współczesnej sekretarki? Profil zawodowy oraz cechy osobowości na podstawie analizy ofert pracy.
- Asertywność w pracy. Jak radzić sobie w trudnych sytuacjach? Jak pokonać frustrację i negatywne emocje w relacjach ze współpracownikami i kontrahentami?
- Przykłady zachowań asertywnych w komunikacji wewnątrz i na zewnątrz organizacji.
Warsztat współczesnej sekretarki
- Organizacja stanowiska pracy – niezbędne urządzenia i materiały biurowe.
- Jak czytać schemat organizacyjny firmy i wykorzystywać go w realizacji codziennych zadań? Struktura spółki z o.o., akcyjnej i komandytowej – podział kompetencji, poziomy decyzyjności.
- Co powinna zawierać lista kontaktów? Zasady aktualizacji i tworzenia podręcznego rejestru kontaktów.
- Jak przywitać gości? Dobre praktyki obsługi kontrahentów podczas rozmowy telefonicznej i wizyt w firmie.
- Przygotowanie i obsługa spotkań.
- Na czym polega etykieta w korespondencji elektronicznej? Analiza najczęściej popełnianych błędów i negatywnych praktyk, zasady poprawnego konstruowania wypowiedzi, przygotowanie maila krok po kroku.
- Jak prawidłowo prowadzić rejestr korespondencji? Rodzaje rejestrów i najważniejsze elementy.
- Jak prawidłowo zarejestrować dokument? Znaczenie opisów w rejestrze dla prawidłowego obiegu dokumentów w firmie. Ćwiczenia na przykładach korespondencji biznesowej.
- Zasady dekretacji pism. Przykłady korespondencji wrażliwej. Jak postępować ze skargami i wnioskami wpływającymi do sekretariatu? Jak prawidłowo ocenić ważność dokumentu?
- Elektroniczny obieg dokumentów – zalety i ryzyka. Jak rozwiązania systemowe usprawniają komunikację wewnątrz organizacji? Przykłady bezpłatnych aplikacji do zarządzania i archiwizacji dokumentów.
- Kluczowe dokumenty w firmie i zasady postępowania z nimi – NIP, REGON, najważniejsze dokumenty księgowe i kadrowe.
- Jakie ważne informacje zawiera odpis z KRS? Analiza odpisu aktualnego, przykłady wykorzystania w codziennej pracy.
Jak skutecznie planować i organizować pracę
- Wyznaczanie priorytetów, identyfikacja zagrożeń i przeszkód w realizacji zaplanowanych zadań, pożeracze czasu, sporządzanie raportu dziennego i analiza pod kątem sukcesów i porażek.
- Co to jest check-lista i dlaczego warto z niej korzystać? Jak kontrolować kluczowe obszary działania, sposoby wykorzystania listy kontrolnej przy realizacji cyklicznych i jednorazowych zadań.
PROFIL UCZESTNIKÓW:
recepcjonistki, sekretarki, studenci
NAUCZYSZ SIĘ:
- jak planować codzienną pracę, nadawać zadaniom priorytety i osiągać zamierzone cele
- jak korzystać z check listy
- jak profesjonalnie przygotować maila
- jak przywitać gości
- jak zorganizować stanowisko pracy
- jak sporządzić rejestr korespondencji i dekretować pisma
- jak postępować z dokumentacją wrażliwą
- jak zwiększyć efektywność w pracy
- jak zyskać wizerunek profesjonalisty
FORMA PROWADZENIA ZAJĘĆ:
- wykład
- dyskusja
- warsztaty (analiza case study)