Profesjonalny sekretariat – kluczowe kompetencje recepcjonistki i sekretarki

PROGRAM:

Kompetencje, predyspozycje i umiejętności

• Jakie są oczekiwania pracodawców wobec współczesnej sekretarki? Profil zawodowy oraz cechy osobowości na podstawie analizy ofert pracy.
• Asertywność w pracy. Jak radzić sobie w trudnych sytuacjach? Jak pokonać frustrację i negatywne emocje w relacjach ze współpracownikami i kontrahentami?
• Przykłady zachowań asertywnych w komunikacji wewnątrz i na zewnątrz organizacji.

Warsztat współczesnej sekretarki

• Organizacja stanowiska pracy – niezbędne urządzenia i materiały biurowe.
• Jak czytać schemat organizacyjny firmy i wykorzystywać go w realizacji codziennych zadań? Struktura spółki z o.o., akcyjnej i komandytowej – podział kompetencji, poziomy decyzyjności.
• Co powinna zawierać lista kontaktów? Zasady aktualizacji i tworzenia podręcznego rejestru kontaktów.
• Jak przywitać gości? Dobre praktyki obsługi kontrahentów podczas rozmowy telefonicznej i wizyt w firmie.
• Przygotowanie i obsługa spotkań.
• Na czym polega etykieta w korespondencji elektronicznej? Analiza najczęściej popełnianych błędów i negatywnych praktyk, zasady poprawnego konstruowania wypowiedzi, przygotowanie maila krok po kroku.
• Jak prawidłowo prowadzić rejestr korespondencji? Rodzaje rejestrów i najważniejsze elementy.
• Jak prawidłowo zarejestrować dokument? Znaczenie opisów w rejestrze dla prawidłowego obiegu dokumentów w firmie. Ćwiczenia na przykładach korespondencji biznesowej.
• Zasady dekretacji pism. Przykłady korespondencji wrażliwej. Jak postępować ze skargami i wnioskami wpływającymi do sekretariatu? Jak prawidłowo ocenić ważność dokumentu?
• Elektroniczny obieg dokumentów – zalety i ryzyka. Jak rozwiązania systemowe usprawniają komunikację wewnątrz organizacji? Przykłady bezpłatnych aplikacji do zarządzania i archiwizacji dokumentów.
• Kluczowe dokumenty w firmie i zasady postępowania z nimi – NIP, REGON, najważniejsze dokumenty księgowe i kadrowe.
• Jakie ważne informacje zawiera odpis z KRS? Analiza odpisu aktualnego, przykłady wykorzystania w codziennej pracy.

Jak skutecznie planować i organizować pracę

• Wyznaczanie priorytetów, identyfikacja zagrożeń i przeszkód w realizacji zaplanowanych zadań, pożeracze czasu, sporządzanie raportu dziennego i analiza pod kątem sukcesów i porażek.
• Co to jest check-lista i dlaczego warto z niej korzystać? Jak kontrolować kluczowe obszary działania, sposoby wykorzystania listy kontrolnej przy realizacji cyklicznych i jednorazowych zadań.

PROFIL UCZESTNIKÓW:
recepcjonistki, sekretarki, studenci

NAUCZYSZ SIĘ:

• jak planować codzienną pracę, nadawać zadaniom priorytety i osiągać zamierzone cele
• jak korzystać z check listy
• jak profesjonalnie przygotować maila
• jak przywitać gości
• jak zorganizować stanowisko pracy
• jak sporządzić rejestr korespondencji i dekretować pisma
• jak postępować z dokumentacją wrażliwą
• jak zwiększyć efektywność w pracy
• jak zyskać wizerunek profesjonalisty

FORMA PROWADZENIA ZAJĘĆ:

• wykład
• dyskusja
• warsztaty (analiza case study)